Ze zákona není žádající subjekt povinen doložit doklady o nákupu nafty hned, ale až po případném vyzvání správcem daně. Pozdější doložení ovšem může zdržet výplatu vratky. Proto je lepší doložit podklady hned, zrychlí to celou situaci. Konkrétní postup však určuje správce daně, takže se může u jednotlivých správců daně lišit. Je to vždy na dohodě mezi konkrétním správcem daně a konkrétním subjektem.