Datovou schránku budou muset od ledna 2023 používat také živnostníci a další podnikatelé (OSVČ). Povinné začnou být i pro zbývající právnické osoby, které si ji dosud nemusely zřídit – půjde hlavně o zájmové spolky, společenství vlastníků jednotek (SVJ), nadace nebo obecně prospěšné společnosti.

Už teď mají datovku povinně všechny právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku (obchodní společnosti a družstva), advokáti, daňoví poradci, exekutoři či insolvenční správci a samozřejmě také orgány veřejné moci, tedy úřady, soudy a podobně. Momentálně je zřízeno přes 1,51 milionu schránek.

Všem podnikajícím fyzickým osobám (kromě těch, které už se dříve zapojily dobrovolně) a zbývajícím právnickým osobám vznikne datová schránka mezi 1. lednem a 31. březnem 2023. O zřízení se postará stát, budoucí majitelé datovek si tedy nemusejí nic aktivovat nebo něco hlásit. „Přístupové údaje jim po zřízení schránky budou doručeny poštou,“ upřesňuje Jiří Korbel z tiskového oddělení ministerstva vnitra, které je provozovatelem systému datových schránek.

Zpozornět by ale měli i nepodnikatelé. Stát totiž od příštího roku automaticky založí datovou schránku také všem občanům, kteří s ním kdykoliv od 1. ledna 2023 začnou komunikovat přes svou elektronickou identitu. To znamená, že se připojí ke službám takzvaného eGovernmentu (typicky k Portálu občana a podobně) prostřednictvím bankovní identity, eObčanky s čipem, služby Moje ID, mobilního klíče eGovernmentu, I.CA s čipovou kartou nebo údajů NIA ID.

Stát totiž předpokládá, že kdo zvládne tento krok, je dostatečně informačně gramotný na to, aby zvládl i obsluhu datové schránky. Občan se o zřízení datové schránky dozví v okamžiku přihlášení přes Národní bod pro autentizaci a identifikaci (NIA), případně i zprávou do e-mailu (pokud ho zadá). Do datové schránky se pak bude moci přihlásit pomocí elektronického nástroje, po jehož použití mu ji státu zřídil – tedy například přes bankovní identitu.

Místo usnadnění komplikace?

Už od července 2009 musí úřady a další „orgány veřejné moci“ doručovat majitelům datových schránek všechny dokumenty jejím prostřednictvím. Opačně to – až na výjimky – neplatí: lidé či firmy tak mohou posílat dokumenty úřadům jakoukoliv formou, nemusí k tomu povinně používat datovou schránku. Mají „pouze“ povinnost přečíst si to, co jim úřady do datovky poslaly.

Jenže: jsou tu i zmíněné výjimky. Ta nejdůležitější – hlavně z pohledu fyzických osob – se týká komunikace s finanční správou. Majitelé datových schránek zřízených ze zákona (tedy ne dobrovolně) musí posílat daňové přiznání a další dokumenty (třeba oznámení o změně adresy) výhradně elektronicky.

Kdo měl datovou schránku a poslal něco finanční správě klasicky „na papíře“, dostal do konce roku 2020 automaticky pokutu dva tisíce korun. Nepřiměřeně vysokou sankci zrušila až novela daňového řádu od roku 2021: těm, kdo si datovku zřídili dobrovolně, od té doby žádná pokuta nehrozí. Těm, kdo ji mají povinně ze zákona, hrozí už jen pokuta 1000 korun – ovšem až poté, co neodstraní „vadu podání“ ani po výzvě finančního úřadu.

Kvůli rozšíření datových schránek od roku 2023 se chystá další zmírnění. „Ministerstvo financí si uvědomuje, že finanční úřady by u nepodnikajících fyzických osob nedokázaly určit, zda jim datová schránka byla zřízena ze zákona, nebo na žádost. Vynucování povinné elektronické formy by tak bylo prakticky nespravovatelné. Proto v současnosti pracujeme na novelách daňového řádu a zákona o daních z příjmů, které by na tuto situaci reagovaly a upravily povinnost využívání elektronických formulářů jen pro podnikatele,“ říká Anna Vasko z tiskového oddělení ministerstva financí.

Ani jednoduše, ani zadarmo

Hlavním cílem rozšíření datových schránek je zefektivnit a zrychlit komunikaci úřadů s veřejností. Obě strany by zároveň měly ušetřit na poštovném a dalších výdajích. Komunikace se státem a dalšími orgány veřejné moci je pro firmy, podnikatele i občany zdarma. Platit musí jenom za komerční zprávy, pokud se je dobrovolně rozhodnou odeslat. Jejich cena – pět korun za kus – je přesto výrazně nižší než za klasický doporučený dopis, za který si Česká pošta v základní verzi účtuje 52 korun.

Argument státu, že datové schránky jsou zcela zdarma, však má trhliny. Problém je hlavně s archivací doručených zpráv. Datovka totiž nefunguje stejně jako e-mailová schránka, kde vám zprávy zůstávají do doby, než je smažete, nebo než se zaplní kapacita.

Zprávy v datové schránce se automaticky smažou už po třech měsících od doručení. Pokud si je chcete archivovat, musíte se o to aktivně postarat.

První možností je včas si zprávy stáhnout a uložit do počítače. To ovšem znamená práci a čas navíc.

Nebo ji můžete uložit do datového trezoru České pošty. Tady se ale pro změnu nevyhnete poplatku. Cena se odvíjí podle počtu uložených zpráv a začíná na 120 korunách ročně za pouhých 20 zpráv. Uložit si můžete nanejvýš 5000 zpráv, což vás vyjde ročně na 29 500 Kč.

Využít můžete také externích aplikací, které se o ukládání dokumentů postarají. Některé jsou i zdarma.

Zprávy o objemu do 1 GB si můžete zdarma a po neomezenou dobu uložit v Portálu občana. Službu je potřeba aktivovat. Na rozdíl od datového trezoru ale není zajištěno udržování dlouhodobé ověřitelnosti dokumentů – to samé platí při obyčejném stažení do počítače. V těchto případech si tak dlouhodobou ověřitelnost dokumentů musíte hlídat sami.

Zda je dokument stále ověřitelný, si můžete zdarma ověřit přímo v klientském portálu datových schránek, kde se dá rovnou i prodloužit platnost časového razítka na zprávě. Portál nabízí také bezplatné ověření autenticity datové zprávy ve formátu ZFO.

„Každý uživatel si může i po několika letech jednoduše ověřit, zda je datová zpráva, kterou měl uloženou na pevném disku nebo kterou mu někdo přeposlal, pravá, či zda se jedná o podvrh. Typicky v situaci, kdy uživatel přepošle úřadu nebo jinému subjektu datovou zprávu, kterou dostal například před dvěma roky a v níž je přiloženo správní rozhodnutí. Úřad tak snadno získá jistotu, zda je původní zpráva skutečně pravá,“ napsalo ministerstvo vnitra při startu služby v červenci 2010.

Co dělat, když datovou schránku nechci

„Pokud nepodnikající občané datovku nechtějí, neměli by její zřízení a zpřístupnění iniciovat prvním použitím kvalifikovaného prostředku s ověřením vůči Identitě občana,“ radí Jiří Korbel z tiskového oddělení ministerstva vnitra.

To by ovšem znamenalo, že se ani jednou nemohou připojit k Portálu občana a podobným službám. Naštěstí je tu i další možnost: U automaticky zřízené datové schránky mohou nepodnikatelé požádat ministerstvo vnitra o její znepřístupnění. Provést tak mohou sami v klientském portálu datových schránek.

„Vypnout“ si datovou schránku však budou moct jenom nepodnikatelé. Podnikatelé, kteří si na takový digitální nástroj netroufají, nebo si nechtějí hlídat všechny související povinnosti, mají smůlu. Výjimky pro ně ministerstvo vnitra neplánuje. Mají jenom možnost pověřit správou své datové schránky další osobu tak, jako to dělají třeba u podání daňového přiznání (přes účetní nebo daňového poradce).

Nutit podnikatele do zřízení datové schránky není správný krok, myslí si například Asociace soukromého zemědělství. „Naši členové se elektronizaci rozhodně nebrání. Na druhou stranu ale nechceme, aby byli všichni podnikatelé do elektronizace tlačeni povinně, protože řadě z nich to může činit potíže. Například pro mnoho našich členů, především těch starších, je obsluha datové schránky velkým, často i nepřekonatelným problémem,“ říká předseda asociace Jaroslav Šebek.

„V sektoru zemědělství hospodaří také rodinné farmy včetně starších osob, které nemají žádný administrativní aparát a veškeré státem požadované povinnosti vyřizují vlastními silami ve volných chvílích. Každý další požadavek administrativního charakteru je zatěžuje a odvádí od hlavní činnosti, tedy hospodaření,“ vysvětluje Šebek. Mnoho starších členů nemá podle něj počítač nebo kvalitní připojení.

Právo na digitální komunikaci občana se nesmí změnit v jeho absolutní povinnost, zdůrazňuje Šebek. „Právo na osobní jednání nemůže být ze strany úřadů lidem zamezeno, protože to není v souladu s principem svobodné společnosti. Stát musí mít varianty přístupu, aby mohl člověk důstojně jednat i bez elektronických pomůcek a bez internetu,“ říká. Řešením je podle něj přinejmenším zavedení přechodného období.

Musí se na povinné zřízení datových schránek připravit i všichni zbývající občané? Ministerstvo vnitra to „v dohledné době“ neplánuje. „Jejich zřízení bude nadále ponecháno na dobrovolném rozhodnutí občanů a přirozeně se výrazně zvyšujícím zájmu občanů o zřizování datových schránek,“ odpovídá Korbel.

Zlepšit se má i komunikace mezi podnikateli

Datové schránky dosud sloužily hlavně k ověřené komunikaci úřadů s firmami, případně podnikateli a dalšími občany – a naopak. Datovky sice umožňovaly, aby si jejich uživatelé posílali zprávy i mezi sebou (typicky mezi podnikateli či občany), tuto možnost si však každý mohl vypnout. Od března 2022 už to ale nejde zakázat.

„Nově není možné v systému datových schránek zakázat příjem takzvaných poštovních datových zpráv, tedy zpráv mezi podnikajícími právnickými a fyzickými osobami navzájem,“ vysvětluje Vlastimil Sojka, jednatel poradenské firmy Kodap.

Od letošního roku funguje také u těchto soukromoprávních zpráv takzvané doručení fikcí. „V případě, kdy se do datové schránky nepřihlásí oprávněna osoba ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument do datové schránky dodán, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty. To platí pro všechny dokumenty včetně faktur, předžalobních výzev a podobně,“ říká Sojka.

Vlastníci datových schránek by proto neměli zapomínat na pravidelnou kontrolu příchozích zpráv, protože s doručením dokumentů bývají často spojené závazné právní účinky –například počátek běhu lhůty pro odvolání.

Podle Sojky je nastavení nových pravidel pro datové schránky správné. „Jestliže chceme mít efektivní státní správu, nemůžeme jí odpírat nejúčinnější cestu, jak toho dosáhnout,“ říká.

Další důležitou cestou, jak zefektivnit administrativu, je podle něj zavedení jednotných standardů pro digitální fakturaci s povinností tuto fakturaci na výzvu zákazníka provést. Přinejmenším u právnických osob by to neměl být problém a šlo by o značnou úsporu práce při vedení účetních agend, myslí si Sojka.

Autorka: Jana Divinová

Zdroj: Penize.cz